IRCCS Spallanzani 

L’IT a servizio della compliance

Aspettative ed esigenze del cliente

IRCSS Lazzaro Spallanzani, come tutti enti del Servizio Sanitario Nazionale, ha avviato il percorso che porterà alla certificazione del proprio bilancio. Nel fare questo il Ministero dell’economia di concerto con il Ministero della Salute ha richiesto agli enti del S.S.N. che rispettassero una roadmap di avvicinamento alla compliance 100% rispetto al disporre di dati certi che rappresentassero una situazione veritiera e corretta della gestione economico finanziaria degli enti stessi. L’A.O. IRCSS Lazzaro Spallanzani ha manifestato la propria esigenza di acquisire un servizio di consulenza e un APP per la ricognizione dei cespiti e la quadratura tra libro cespiti ed inventario contabile.

L’intervento

Il progetto è stato avviato con un’attività di assessment organizativo rispetto alle modalità operative attuate nella gestione dei cespiti fatta di interviste sul campo, di analisi della documentazione aziendale inerente l’oggetto dell’affidamento e di analisi dei dati estratti dai sistemi informativi aziendali. A seguito dell’analisi sono emerse due esigenze: la prima definire una procedura operativa che fornisse le regole di comportamento organizzativo, la seconda lo sviluppo di un APP che ripercorresse il workflow dell’operatore rispetto al censimento dei cespiti seguendolo nel suo percorso di inventariazione e riconciliazione. Dopo 15 giorni è stata presentata la prima versione dell’APP. Il cliente ha manifestato la propria esigenza di dotare l’APP di un lettore di bar code, della mappatura di tutti gli ambienti con caricamento delle planimetrie e di avviare l’integrazione con il Sistema informativo contabile. Nei successivi 30 giorni sono state sviluppate le richieste del cliente e dopo due mesi l’APP è stata collaudata e messa in esercizio.

I risultati

Abbiamo sviluppato, nell’arco di un mese, un APP con un modulo di back end in grado di rilevare, fotografare, associare a centro di costo e rilevare lo stato d’uso di qualsiasi cespite (di proprietà o acquisito con contratti di noleggio, leasing, donazione, …). Abbiamo poi, con il fornitore del sistema informativo contabile, finalizzato un’attività di integrazione in mod che l’APP disponga di dati in tempo reale rispetto ad operazioni di acquisizione/dismissione di cespiti e sia in grado, nel tempo, di supportare il cliente nelle attività di controllo a campione richieste dalla normativa. In parallelo abbiamo riesaminato le procedure operative associate alla gestione dei cespiti e supportato l’ente in un percorso di change management indotto si dal nuovo sistema di regole ma spinto da un APP la cui usabilità è riconosciuta dal cliente come inimmaginabile.